Accès aux ressources numériques en période de Covid-19

Service disponible pour les personnels
Notes sur les modalités d'organisation du travail et d’accès aux ressources numériques en période de Covid-19.

Informations générales


Peu importe le terminal utilisé pour le travail à domicile, vous devrez utiliser le logiciel VPN, notamment pour accéder aux espaces partagés de votre service et aux applications habituelles de l’établissement. Vous trouverez toutes les explications sur la page "Le VPN (accès au réseau distant)" du catalogue des services numériques.

Vous pouvez solliciter l’assistance via help@univ-grenoble-alpes.fr en spécifiant un numéro de téléphone pour vous joindre, les interventions pourront se faire à distance et sur votre poste avec votre accord.
 

Quels moyens techniques pour le télétravail sans disposer d’un ordinateur portable professionnel ?


Transfert de son ordinateur fixe à domicile

Vous pouvez transférer votre ordinateur fixe avec tous ses éléments à votre domicile (clavier, écran, câble secteur et câble réseau) si vous disposez bien d’une connexion réseau avec câble sur votre Box Internet.

Il est essentiel que ce soit le poste que vous utilisez habituellement (un autre poste ne conviendra pas).

Vous devez également installer le logiciel VPN pour vous permettre d’accéder aux espaces partagés de votre service et aux applications habituelles de l’établissement. Pour installer le VPN, vous trouverez toutes les explications sur la page "Le VPN (accès au réseau distant)" du catalogue des services numériques. Si vous ne disposez pas des droits administrateurs nécessaires à l’installation, faites une demande d’intervention à help@univ-grenoble-alpes.fr



Utilisation de son poste de travail personnel

Vous devez installer le logiciel VPN pour vous permettre d’accéder aux espaces partagés de votre service et aux applications habituelles de l’établissement. Pour installer le VPN, vous trouverez toutes les explications sur la page "Le VPN (accès au réseau distant)" du catalogue des services numériques. Pour savoir comment accéder aux espaces partagés depuis votre ordinateur personnel, consultez la page "Espace personnel et espace partagé de service".

Auparavant, il est impératif de s’assurer que votre poste dispose bien d’un antivirus à jour (si votre poste est infecté par un virus informatique, il pourrait se transmettre aux serveurs de l'université).
Pour information, sur Windows, l'outil par défaut Windows Defender convient parfaitement.
 

Accès à la suite Microsoft Office sur un poste de travail personnel
Pour les personnels ne disposant pas des outils Microsoft Office sur leur poste de travail personnel, vous pouvez éditer en ligne des documents de type Word, Excel, Powerpoint notamment. Pour cela connectez-vous sur la plateforme Office 365 ici : https://www.office.com/ avec votre login UGA construit de la manière suivante : login@azure.univ-grenoble-alpes.fr (remplacez "login" par votre propre login Agalan habituel).

Il vous sera demandé une deuxième authentification pour accéder aux outils autorisés pour l'UGA.
Notre assistance étant très chargée, vous devrez découvrir par vous-même le fonctionnement de cette plateforme, votre point d'entrée le plus courant étant le bouton "Charger et ouvrir", qui va vous permettre de charger un document depuis votre poste de travail ou depuis vos répertoires partagés pour l'éditer en ligne et le réenregistrer ensuite :
bouton

Remarque : Le financement de certains de ces services n'étant pas assuré dans la pérennité, tous les services ne sont pas ouverts (comme installer Office en local sur son poste de travail ou OneDrive).

Pour des informations spécifiques à l'outil Teams, consultez la page Microsoft Teams.


Accès aux applications spécifiques


Depuis votre ordinateur, vous pouvez accéder aux applications institutionnelles plus spécifiques (Harpege, Apogée, ADE, mais également Microsoft Office qui a été installé), en utilisant le service de "Connexion Bureau à distance" avec vos identifiants UGA habituels. Attention, le VPN doit être installé et connecté sur votre ordinateur pour pouvoir y accéder.
Cherchez l'application "Connexion Bureau à distance" sur votre ordinateur, puis connectez-vous à "mon-bureau.u-ga.fr". Dans le champ "login" (qui est accessible après avoir cliqué sur "Afficher les options" en bas de la fenêtre), renseignez selon votre cas :
  • Ordinateur UGA : votre login préfixé par "ad\"
  • Ordinateur personnel : votre login préfixé par "ad.u-ga.fr\"
Connexion Bureau à distance
Remarque : Selon la version de Windows que vous utilisez, ou si vous utilisez un Mac, il est possible que cette fonctionnalité n’existe pas sur votre ordinateur personnel. Contactez l'assistance informatique en écrivant à help@univ-grenoble-alpes.fr en indiquant un numéro de téléphone sur lequel vous êtes joignable. Vous serez accompagné sur l'installation d'une application de connexion à distance similaire.
 

Informations supplémentaires dans le cadre du télétravail


Pour collaborer depuis son poste professionnel ou personnel, vous pouvez utiliser la panoplie d’outils suivants :


Les outils de stockage et d’édition collaborative :

  • Alfresco : pour le partage de document et l’édition collaborative (Only-Office). Cette solution est ouverte à des partenaires externes à l’UGA. Pour plus d'informations consultez la page "Alfresco (espaces collaboratifs)" du catalogue des services numériques.
  • CloudUGA : pour stocker des documents et réaliser des éditions collaboratives (Only-Office) avec les collègues internes à l’université. Pour plus d'informations consultez la page "CloudUGA (stockage, synchronisation et édition collaborative)" du catalogue des services numériques.
  • OnlyOffice : pour l’édition collaborative d’un document temporaire. Lien vers OnlyOffice.
 

Les outils de visioconférence :

Par Renater : Autres outils :  

Les outils d'audioconférence :

La DGD SI au travers de la solution XiVO met à disposition des chambres de conférence audio.

Cette fonctionnalité de pont de conférence permet à des utilisateurs internes et/ou externes d’échanger verbalement de manière simultanée ; chaque échange est réalisé dans un espace virtuel appelé "chambre de conférence".
Les chambres de conférence sont joignables aussi bien en interne qu’en externe (GSM, opérateur privé, client SIP, etc.) sans limite d’utilisation.

Pour vous y connecter, il faudra que la DGD SI vous fournisse le numéro de téléphone de la conférence ainsi que le code de la conférence. Tous les utilisateurs d'une même conférence doivent utiliser le même numéro et le même code. Chaque conférence a son propre numéro et son propre code.

Toute demande de création de chambre de conférence doit se faire à help@univ-grenoble-alpes.fr en précisant :
  • votre DGD ;
  • votre service ;
  • le nombre approximatif de conférenciers en simultané.
À l'heure de rendez-vous convenue, la conférence est automatiquement ouverte dès qu'une première personne compose le numéro et le code de la conférence, la dernière personne qui raccroche la ferme automatiquement.

 

Les outils de discussion instantanée :

L’Université Grenoble Alpes a mis en place une messagerie instantanée Rocket.Chat afin que les personnels puissent échanger en temps réel. Les accès sont ouverts au fur et à mesure sur demande des responsables de chaque structure. Pour plus d'informations consultez la page "Rocket.Chat (messagerie instantanée)" du catalogue des services numériques.

Microsoft Teams peut également être utilisé comme outil de messagerie instantanée.

Retrouvez d'autres outils et informations pour télétravailler dans les meilleures conditions sur la page "Télétravail" du catalogue des services numériques.


Cybersécurité en période de Covid-19


Le télétravail, mode de travail inhabituel pour certains, peut être source de déstabilisation et de désorganisation rendant cette période propice à des actes malveillants y compris sur nos systèmes informatiques.

Dans ce contexte, le risque d’une cyberattaque est très élevé. Des attaquants profitent de l’actualité pour générer des escroqueries ou des actes malveillants (par exemple liens, promesses de fausses attestations ou applications à propos du Covid-19).

Ces techniques, outre le fait qu’ils peuvent vous faire payer, vont récupérer vos données personnelles.
Au niveau de l’UGA des usagers ont été confrontés à des tentatives d’escroqueries (fausse alerte de sécurité informatique) et à de nombreuses tentatives d’hameçonnage (phishing).

Vous pouvez consultez la page « Comment reconnaitre un spam d'hameçonnage (phishing) ? » du catalogue des services numériques.

Lorsque vous êtes en situation de nomadisme numérique, vous n’êtes plus protégés par les dispositifs de sécurité mis en œuvre par la DGD SI de l’UGA. Vous devez donc être encore plus vigilant qu’à l’accoutumée.

De manière générale vous devez :
  • Limitez votre navigation aux sites institutionnels ou de confiance
  • Utilisez les espaces de stockage de l’université (voir la page « Espace personnel et espace partagé de service » du catalogue des services numériques)
  • Protéger le matériel de l’UGA contre le vol en ne le laissant pas accessibles à des tiers
  • Ne pas connecter de périphériques USB personnels (tolérance pour un ensemble écran, clavier souris uniquement)
  • Vous assurez de disposer d’une version de système d’exploitation maintenu et à jour et d’un antivirus à jour et opérationnel.
Consultez l’intégralité de la note portant sur la cybersécurité dans le cadre de la crise sanitaire actuelle.
Mis à jour le  13 mai 2020