Distinction entre liste de diffusion et messagerie partagée
La liste de diffusion
Cette liste est souvent utilisée pour envoyer des informations à un groupe de personnes précis (ex : newsletter). Lorsqu’elle est utilisée de cette manière, seul un modérateur est autorisé à y écrire, par exemple, la direction peut écrire à tous les personnels mais tout le monde ne peut pas répondre à la liste.
La liste de diffusion peut également servir de groupe de discussion. Par exemple autour d’un projet au sein d’une équipe : toutes les personnes abonnées à la liste peuvent y écrire, ce qui permet des discussions collectives.
Il est possible de consulter certaines listes de diffusion depuis le site dédié. Le système qui gère les listes de diffusion conserve automatiquement une trace des messages qui y sont envoyés. Les archives des listes auxquelles vous êtes abonné-es sont accessibles sur le site, mais uniquement si vous avez les droits requis pour les consulter.
De manière générale, si vous recevez un courriel dont l’objet commence par un nom de liste (par exemple : "[personnels-tous] titre du mail"), alors vous savez que vous avez reçu un courriel via une liste de diffusion.
La messagerie partagée
Il s'agit d'une boîte aux lettres (BAL) que plusieurs utilisateurs peuvent consulter depuis leur messagerie personnelle. Elle fonctionne de la même manière que votre messagerie individuelle : elle garde trace des messages reçus, des messages envoyés, vous pouvez ranger les messages dans des sous-dossiers, etc.
Depuis votre messagerie Zimbra, si vous commencez à écrire le nom d’une adresse générique publique dans la zone destinataire d’un nouveau courriel, l’adresse de la messagerie partagée s’incrémente automatiquement (ce qui n’est pas le cas pour les listes de diffusion).
La messagerie partagée est utilisée par un service pour gérer les messages adressés à un mail générique. Toute l'équipe ou le service a accès à la même boîte. Par exemple, si l'un des collaborateurs marque un courriel en "non lu", cette modification sera effective également pour tout le reste des utilisateurs de la boîte qui le verront eux aussi en "non lu". De même lorsque qu’un message est classé dans un dossier de la messagerie partagée ou qu’il est supprimé.
La messagerie partagée permet donc la gestion collaborative d’une adresse générique et facilite l’organisation d’un service. En cas d’absence ou de remplacement au sein du service par exemple, l’adresse de votre messagerie partagée et son historique sont toujours conservés.
Conseils importants
- Dans le cas d’envoi de mail en interne il peut être nécessaire de mettre votre nom dans la signature lorsque vous écrivez depuis une messagerie partagée, sans quoi le destinataire du message ne saura pas qui lui écrit.
- N’écrivez jamais depuis une messagerie partagée pour faire une demande à help@univ-grenoble-alpes.fr, sinon vous ne pourrez pas consulter le suivi du ticket en ligne.
- Le partage d’une messagerie partagée ne se fait pas automatiquement. Il appartient à la personne responsable de demander à l'assistance informatique l’ajout ou la suppression des personnes utilisatrices.
- Vérifier bien l’adresse du destinataire quand vous faites "Répondre" à un courriel provenant d’une liste de diffusion afin de ne pas écrire à l’ensemble des abonnés de la liste si votre réponse ne les concerne pas.
