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Pourquoi faire du tri dans ma messagerie ?

Le quota de votre messagerie institutionnelle Zimbra est fixé à 5 Go par utilisateur. Il est important de nettoyer votre messagerie régulièrement pour ne pas vous retrouver submergé de mails inutiles et pour ne pas atteindre cette limite.

Nous sommes conscients des difficultés et du temps que nécessite le maintien d'une messagerie opérationnelle, cependant, il nous est difficile d’augmenter le quota alloué, car la volumétrie importante d’une boîte entraîne un temps important du processus de sauvegarde se déroulant chaque nuit, et peut même entrer en conflit avec d'autres processus.

Quelques exemples de conséquences afférentes :
 

• Les sauvegardes peuvent potentiellement ne pas se faire correctement, ce qui entraînerait une incapacité totale à restaurer les messages en cas de suppression accidentelle, et ce, quelle que soit l'importance de ce message.
• Une messagerie volumineuse entraîne des ralentissements importants du serveur sur lequel elle est hébergée, impactant directement les 2200 comptes de messagerie présents sur ce serveur. Souvent, afin de rétablir la situation, une indisponibilité de la messagerie pour ces personnes est nécessaire.
• La fonction de recherche est altérée, voire inopérante. Dans ces conditions, retrouver efficacement un mail ou une information est difficile, voire impossible.

À savoir également que le stockage d'un mail dans votre messagerie, même s'il n'est pas consulté, consomme de l'énergie, car les serveurs tournent en permanence pour faire exister le mail et vous permettre de le consulter n'importe quand. En nettoyant votre boîte mail, vous participez, à votre échelle, à réduire la pollution numérique.

Comment savoir si je dois faire du tri ?

Pour connaître l’état de remplissage de votre boîte mail, référez-vous à la barre en dessous de vos prénom et nom une fois connecté au webmail Zimbra : en survolant cette barre avec votre souris, vous obtiendrez le pourcentage d’espace utilisé.

La couleur de cette barre change selon le taux de remplissage de votre messagerie :

• Si elle est verte, c’est que vous avez quelques mails stockés, mais que votre quota est encore largement suffisant pour que votre messagerie fonctionne normalement.
• Si elle devient jaune, c’est que vous commencez à atteindre un quota élevé de mail, vous devez penser à faire du tri.
  
• Si la barre devient rouge, il est urgent de faire du tri, sous peine de dépasser le quota alloué et de ne plus pouvoir recevoir ou envoyer de nouveaux mails.
  

Évidemment, une barre verte ou jaune ne vous dispense pas de faire du tri dans votre messagerie. Un tri régulier sera plus efficace et bien plus simple à gérer pour vous.

Comment faire du tri dans ma messagerie ?

Dans un premier temps, pensez à vider vos dossiers "Spam" et "Corbeille" en faisant simplement un clic droit sur le dossier en question, puis en cliquant sur "Vider le spam" ou "Vider la corbeille". Avant de faire cela, assurez-vous qu’aucun message important ne se cache dedans. Vous pouvez également vérifier votre dossier "Brouillons" et supprimer les mails inutiles qui peuvent parfois s'y trouver.

Outre le tri à la main, qui peut quelques fois suffire pour les boîtes qui ne contiennent pas beaucoup de mails, plusieurs autres solutions plus rapides et efficaces à plus ou moins long terme vous sont proposées dans le document "Solutions pour libérer de l'espace sur sa boîte mail" (également disponible dans l’encadré "Télécharger").

Vous pourrez notamment trouver comment mettre en place une durée maximale de conservation de vos mails, chercher uniquement les mails les plus volumineux et choisir de les supprimer ou de ne supprimer que les pièces jointes attachées, créer un filtre pour traiter automatiquement les mails volumineux, ou encore créer une archive pour les mails à conserver obligatoirement, mais que vous n’avez pas nécessairement besoin de consulter régulièrement.

Tous ces conseils sont bien sûr valables pour votre dossier "Réception" et vos dossiers personnalisés, mais également pour le dossier "Envoyés" que l’on oublie parfois.

Astuce : Pour les messages ou conversations qui n'ont pas vocation à être conservés, l'utilisation de la messagerie instantanée Rocket.Chat UGA peut être une solution pour éviter d'encombrer votre messagerie et celle de vos collègues.

Mes boîtes partagées sont-elles concernées ?

Les messageries partagées ne sont pas comptabilisées dans votre quota, selon la nature des mails que vous souhaitez conserver, certains peuvent peut-être être transférés dans l’une d’elles afin de libérer du volume sur votre propre boîte.

Les boîtes mail partagées disposent de plus d'espace de stockage et de solutions en cas de saturations répétées. De plus, elles facilitent la continuité de service en ce qui concerne la sauvegarde et la consultation des mails en cas de départ et/ou de remplacement d’un collègue.

Notez que si vous décidez de réaliser un tri dans une boîte partagée, cela n’aura pas d’impact sur votre quota personnel, mais peut améliorer l’état général du stockage Zimbra UGA et être bénéfique pour la planète. Si vous souhaitez faire du ménage dans une boîte partagée, assurez-vous simplement d’être en accord avec vos collègues partageant la boîte avant de vous lancer dans un tri.