Qu'est-ce qu'une liste de diffusion ?

Une liste de diffusion ou liste de distribution est une utilisation spécifique du courrier électronique qui permet le publipostage d'informations aux utilisateurs qui y sont inscrits. Celle-ci est gérée par un logiciel adéquat installé sur un serveur disponible à l'adresse https://listes.univ-grenoble-alpes.fr/ (utilisez le bouton "CAS-UGA" en haut à droite pour vous connecter). Tous les membres de l'université ont accès à l'interface de gestion des listes. Par ce biais, ils peuvent gérer leur profil, leurs abonnements et les listes dont ils sont propriétaires.

Pour faciliter l'usage et la lisibilité des noms utilisés pour les listes de diffusion de l'université, une règle de nommage des adresses génériques a été mise en place début 2016.

Comment ça marche ?

Une liste de diffusion a plusieurs abonnés. Pour envoyer un courriel à tous les abonnés, il suffit d'écrire à l'adresse de la liste.

Qui peut écrire aux abonnés ?

Tout dépend comment la liste est configurée. Voici quelques exemples :

Liste confidentielle

• Abonnement / désabonnement interdits. Seuls les propriétaires de la liste peuvent ajouter des membres.
• archives privées
• visibilité de la liste : seulement aux abonnés
• qui peut diffuser des messages : Seuls les abonnés peuvent poster des messages. Les autres messages sont rejetés automatiquement.

Liste de discussion publique

• archives publiques
• visibilité de la liste : seulement aux abonnés
• qui peut diffuser des messages : seuls les abonnés peuvent poster des messages. Les autres seront modérés.

Liste de type hotline

• archives privées
• abonnements contrôlés
• visibilité de la liste : seulement aux abonnés
• qui peut diffuser des messages : ouvert à tous

Faut-il être abonné pour écrire à la liste ?

Les personnes non abonnées ne peuvent généralement pas écrire à la liste, dans tous les cas leur courriel est systématiquement modéré. Cela permet d'éviter de laisser passer le spam tout en acceptant les courriers "sérieux" des personnes extérieures à la liste.

Comment s'abonne-t-on à une liste de diffusion ?

La liste a un propriétaire (un responsable) qui s'occupe de la configurer, d'abonner certaines personnes, d'en désabonner d'autres ou de refuser certains abonnements.
Mais bien souvent, chacun peut s'abonner et se désabonner en envoyant un courriel à une adresse particulière, spécifique de la liste mais distincte de l'adresse de redistribution. Alors que les demandes d'abonnement sont le plus souvent soumises à l'approbation du propriétaire, celui-ci n'a pas le moyen d'empêcher un utilisateur de se désabonner.

On peut également suspendre l'abonnement (indéfiniment ou non) directement depuis le site en sélectionnant la liste concernée et en cliquant sur "Options d'abonné".

Les archives

Les courriels redistribués sur la liste sont systématiquement archivés sur le serveur, ce qui signifie que vous pourrez toujours vous y référer.
Les archives peuvent être ouvertes à tous, ou limitées par un accès aux abonnés de la liste uniquement. Enfin, on peut configurer la durée de conservation des mails dans les archives.
 

À savoir

Une liste peut être fermée temporairement par la DGDSI en cas de problème technique sur la liste (ex : réception ou envoi de courriels indésirables). Les listes peuvent aussi être fermées à la demande de la direction de la composante ou de l'université en cas d'usage non conforme à la charte et/ou à la réglementation (ex : dénigrement, atteinte à la vie privée, information ou promotion d'activités illicites)