Qu'est-ce qu'un envoi massif ?

Un envoi massif est un mail envoyé à un nombre conséquent de personnes de manière nominative (en indiquant une adresse mail pour chaque personne dans le(s) champ(s) des destinataires).
À l'Université Grenoble Alpes, une alerte est automatiquement envoyée sur le webmail Zimbra de l'expéditeur qui tente un envoi à plus de 450 adresses.

Pourquoi faut-il éviter les envois massifs ?

Tout d'abord, pour des questions de sécurité :

• L'envoi massif peut aussi être interprété comme un comportement anormal, et le compte UGA de l'émetteur peut être considéré comme compromis (usurpé) et être bloqué.
• Plus embêtant, les autres serveurs de messagerie (Gmail, Outlook, etc.) peuvent même aller jusqu'à bloquer entièrement le serveur de messagerie de l'UGA. Cela signifie qu'il ne serait plus possible pour tous les utilisateurs avec une adresse mail UGA d'envoyer des messages à une adresse en Gmail ou Outlook par exemple.
• L'envoi massif fait apparaître en clair l'adresse de chaque utilisateur défini dans le(s) champ(s) "À" et "Cc", et de ce fait, cette adresse est visible par toutes les personnes qui reçoivent le message. Ceci pose des soucis d'anonymat et de divulgation de données.

De plus, le nombre de mails envoyés par heure glissante est limité pour chaque utilisateur (pour des questions de sécurité, mais aussi de surcharge des serveurs). De ce fait, un envoi massif peut ensuite perturber vos envois classiques.

Alternatives

Les listes de diffusion répondent parfaitement à un besoin d'envoi à un grand nombre de destinataires, et ce sans soucis de sécurité. En effet, une liste peut contenir plusieurs centaines d'adresses, et celle-ci est considérée comme un seul destinataire. De plus, l'anonymat des destinataires est préservé.

À savoir :

• il est tout à fait possible de créer une liste de diffusion pour un envoi une seule fois dans l'année ;
• une liste de diffusion peut contenir des adresses mail extérieures à l'UGA.

Pour en savoir plus sur cette alternative, consultez la page "Listes de diffusion" de votre catalogue des services numériques.

Si les listes de diffusion ne répondent vraiment pas à vos besoins, lors de vos envois massifs, préférez à minima l'envoi en copie cachée (Cci). Cela permet de masquer les adresses des destinataires et de préserver l'anonymat. Cependant, les autres soucis de sécurité restent les mêmes.
De plus, la copie cachée est à utiliser avec parcimonie et précaution, car elle peut provoquer d'autres désagréments (erreurs lors de transferts de messages, aucune trace des destinataires en cas de demande de dépannage à l'assistance informatique, etc.)